新型コロナウイルスとオンラインでのコミュニケーション

COVID-19(新型コロナウイルス)の感染拡大で、人の行動や接触に大きな制限がかかっています(4月6日現在)。難局を乗り切るため全国民が可能な範囲で行動を抑制しなければならないと思います。一方でテレワークへのシフトが推奨される中で、その実施状況は決して高くありません。職場や現場に行かなければ業務を遂行できない職種や事業所が多いためでしょう。またセミナーや会合等のイベント開催にも大きな制限がかかり、この先、少なくとも数カ月間はまったく見通しが立たない状況です。筆者はそうしたイベント開催にかかわることが多く、活動に大きな制約を受けています。こうした状況について、同様にお困りの方も多くいらっしゃるかと思います。

 

電子会議への参加

 

筆者は以前より技術士によるグループ活動など、いくつかの集まりにおいて、グループウエアやテレビ会議のサービスを利用し参加してまいりました。グループウエアは、企業が利用するような専用の高機能で高額のものではなく、無料から利用可能で限定メンバーがアクセスできる電子会議室サービスを利用しています。サービス名はchatworkと言い、有料版もあり大企業も利用している国産サービスです。会議室やチャットと呼ばれる個人のスペースを設定して、そこでのメッセージやファイルのやり取りを効率的に行うものです。

 

メールのやり取りですと様々なメールが混在し、過去のものを探したり、特定のファイルを見つけたりするのに苦労することも多いのですが、電子会議室であれば、情報の格納や記録を構造化でき、それらの管理を整然と行うことができます。簡単に言うと、添付ファイルなど、自分のPCのフォルダーにダウンロードしなくとも、電子会議室に置いておくだけで後から探すことが出来る、という感じになります。情報をやりとりする相手が多い場合は大変重宝するものです。

 

テレビ会議への参加

 

テレビ会議は、最近のテレビ番組でも海外などと中継する際にも用いられることが多く、また在宅勤務やサテライトオフィス勤務などでも使われていると思います。これには様々なサービスがあり、多くは海外製のものです。マイクロソフト社のTeams、シスコシステムズ社のWebex、そしてzoomです。

 

 

テレビ会議は1:1だけでなく、多人数が同時にアクセスし、お互いの顔などを見ながら会話をすることが基本の機能となります。同時にアクセスするためには、あらかじめテレビ会議の開催時間やアクセスするための情報(ID,Password等)を連絡する必要があります。安定した通信回線があれば、特に高価な機材は必要ではなく、カメラとマイク、スピーカーやヘッドホンが付いているPCやスマートホンで利用可能です。手元にあるインターネット環境で、ほぼつなぐことが出来るサービスと言えるでしょう。

 

機能も色々ありますが、特筆すべきものでは、お互いの画面上での資料の共有化があります。これは同時に一つの資料だけになりますが、パワーポイントのスライドやPDFの資料などを表示しながら、それについて説明をすることが出来ます。単なるテレビ会議からWebセミナー(Webinar)と呼ばれるオンラインで行うセミナーにも発展する機能と言えます。

 

筆者は大学が開催するWebセミナーに2年前に参加した経験があり、その際は講義室で外部に中継するところにおりました。目の前で講師が話す内容とスライド画面をオンラインで参加する受講者にも提供しており、質疑応答も行われていました。これには多少慣れる必要と、やりとりのための補助者も必要となる場合もあるようです。しかし会場に来ずともセミナー参加できることは当時として画期的なものと感じました。

 

オンラインツールを使ったコミュニケーション

 

以上のような電子会議室やテレビ会議のサービスは、今までは企業や一部の人たちが利用していたものと思います。しかし冒頭で申し上げた行動の制約に対し、何もしないまま過ごすことなく、コミュニケーションを維持するために、非常に有用であると感じております。これはテレワークという企業や組織での活動にとどまらず、個人対個人、同好のグループでの活動にも有効なものです。何より時間を定め通信環境を用意すれば遠隔のコミュニケーションが出来ることがあります。これは平時に置いても交通費や移動時間を消費せずとも会合やセミナーが開催できることとなり、この非常時に有効性を再認識したところです。おそらく直接会わなくとも済むことはかなり多く、サービスを利用する中でそれに気づくことになるでしょう。

 

筆者は、主にZOOMを用い全国のご縁のある方々とのオンラインでのコミュニケーションを行っております。直接の動機は移動や面談に関する制約への対策としてでしたが、やり始めると普段なかなか会えない方とでも意見交換や情報交換が簡単に割りとスムースに出来、コミュニケーションの手段として使わない手は無いと考えるようになりました。まもなく政府による緊急事態宣言が行われる見込みであり、しばらくは行動を更に抑制することになろうかと思います。その間もオンラインでのコミュニケーションを進めるとともに、リアルの活動が再開できる時期に備え、全国の施設園芸・植物工場関係の皆様とも励まし合いながら、様々な課題やその解決策についてご一緒に考えてまいりたいと思います。

 

 

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コメント

先日はありがとうございました。少し現場でも進めておきますね
ではでは

  • リュウ カツトシ
  • 2020/04/06 19:16